Términos y Condiciones de la
Ley Orgánica De Protección
de Datos Personales
Aviso legal
Ávila & Asociados Agencia Asesora Productora de Seguros Cía. Ltda. (en adelante, “Ávila & Asociados”) reconoce la importancia de proteger los Datos Personales y Datos Sensibles que trata en el desarrollo de sus actividades como Agencia Asesora Productora de Seguros.
Como parte de la prestación de sus servicios, Ávila & Asociados recopila y administra información correspondiente a clientes, potenciales clientes, asegurados, beneficiarios, colaboradores, proveedores y otros terceros con quienes mantiene una relación comercial, contractual o legal.
Con el propósito de garantizar un tratamiento responsable de dicha información y dar cumplimiento a la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable, Ávila & Asociados adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Esta Política establece los principios, responsabilidades y lineamientos generales que deberán observar todas las personas que intervienen en el tratamiento de Datos Personales dentro de la organización, promoviendo una cultura de respeto por la privacidad, la confidencialidad y la seguridad de la información.
Definiciones
Datos Personales: Información que identifica o hace identificable a una persona natural.
Datos Sensibles: Datos relativos a etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda generar discriminación o afectar derechos fundamentales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento de Datos Personales.
Titular: Persona natural a quien pertenecen los Datos Personales.
Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre Datos Personales, como recopilación, registro, almacenamiento, uso, consulta, comunicación, actualización, conservación o eliminación.
Disposiciones Generales
Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento es Ávila & Asociados Agencia Asesora Productora de Seguros Cía. Ltda., con RUC 1791185846001, constituida conforme a las leyes de la República del Ecuador y domiciliada en Calle Andagoya No. 486 y América, Quito, Pichincha.
Ávila & Asociados actúa como Responsable del Tratamiento cuando determina las finalidades y los medios mediante los cuales se recopilan, utilizan, conservan y comunican los Datos Personales tratados en el desarrollo de su actividad.
Objetivo
La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos generales que orientarán el tratamiento de los Datos Personales realizado por Ávila & Asociados, asegurando que dicho tratamiento se lleve a cabo de forma lícita, transparente, segura y respetando los derechos de los Titulares.
Asimismo, busca definir las responsabilidades internas relacionadas con la protección de datos y promover buenas prácticas para el manejo de la información dentro de la organización.
Alcance
La presente Política es aplicable a todos los tratamientos de Datos Personales realizados por Ávila & Asociados, independientemente del medio en que se encuentren almacenados o sean tratados.
Su cumplimiento es obligatorio para:
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Socios.
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Administradores.
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Colaboradores.
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Personal temporal.
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Pasantes.
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Proveedores que actúen por cuenta de Ávila & Asociados.
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Cualquier tercero que tenga acceso a Datos Personales administrados por la organización.
La Política comprende los tratamientos realizados sobre información de clientes, potenciales clientes, asegurados, beneficiarios, colaboradores, proveedores y demás personas naturales cuyos datos sean tratados en el ejercicio de las actividades propias de Ávila & Asociados.
Marco Normativo
La presente Política se fundamenta principalmente en:
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Constitución de la República del Ecuador.
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Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
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Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
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Normativa emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
-
Demás normativa aplicable al sector asegurador.
Principios para el Tratamiento de Datos Personales
Ávila & Asociados realizará el tratamiento de Datos Personales observando los principios establecidos en la legislación vigente y aquellos que orientan una gestión responsable de la información.
Legitimidad
Todo tratamiento deberá sustentarse en una base legal y realizarse conforme a la normativa aplicable.
Lealtad y Transparencia
Los Datos Personales serán tratados de manera transparente, proporcionando a los Titulares la información necesaria sobre el tratamiento de sus datos.
Finalidad
Los Datos Personales serán tratados únicamente para finalidades determinadas, explícitas y legítimas relacionadas con la intermediación de seguros, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales y demás actividades propias de Ávila & Asociados.
No se utilizarán para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recopilados.
Pertinencia
Se recopilarán únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para cumplir la finalidad del tratamiento.
Calidad y Exactitud
Ávila & Asociados adoptará medidas razonables para mantener los datos exactos, completos y actualizados.
Confidencialidad
Toda persona que intervenga en el tratamiento de Datos Personales deberá guardar reserva respecto de la información a la que tenga acceso, incluso después de finalizada la relación laboral o contractual.
Seguridad
Se implementarán medidas administrativas, técnicas y organizativas para proteger los Datos Personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o destrucción.
Compromiso Proactivo
Ávila & Asociados promoverá buenas prácticas orientadas al cumplimiento de la normativa y mejorará continuamente sus procedimientos internos.
Canal de Contacto
Los Titulares podrán presentar sus solicitudes a través del correo electrónico:
Responsabilidades
Gerencia General
La Gerencia General es responsable de promover una cultura de protección de datos dentro de la organización.
Entre sus responsabilidades se encuentran:
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Aprobar la Política y sus actualizaciones.
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Designar al responsable interno del programa de protección de datos.
-
Promover el cumplimiento de la normativa.
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Aprobar medidas correctivas derivadas de incidentes de seguridad.
Responsable Interno
Será responsable de:
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Supervisar el cumplimiento de la Política.
-
Mantener actualizada la documentación.
-
Coordinar requerimientos relacionados con protección de datos.
-
Apoyar en la gestión de incidentes.
-
Promover actividades de capacitación.
Colaboradores
Todos los colaboradores deberán:
-
Tratar únicamente los datos necesarios para el ejercicio de sus funciones.
-
Utilizar la información únicamente para fines laborales.
-
Mantener la confidencialidad.
-
Proteger las credenciales de acceso.
-
Reportar incidentes relacionados con datos personales.
-
Cumplir las políticas y procedimientos internos.
Proveedores y Terceros
Los proveedores y terceros con acceso a Datos Personales deberán cumplir las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos establecidas por la normativa y por los contratos suscritos con la compañía.
Lineamientos para el Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo de sus actividades, Ávila & Asociados podrá tratar Datos Personales de clientes, potenciales clientes, asegurados, beneficiarios, colaboradores, proveedores y demás personas relacionadas con su operación.
El tratamiento observará los siguientes lineamientos:
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Los datos serán tratados únicamente para finalidades legítimas.
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Solo tendrán acceso las personas autorizadas.
-
Los datos estarán protegidos frente a accesos o modificaciones no autorizadas.
-
La información recopilada será adecuada y pertinente.
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Los datos sensibles recibirán medidas reforzadas de protección.
-
La comunicación de datos a aseguradoras o terceros solo se realizará cuando exista una base legal y sea necesaria.
-
Los colaboradores deberán respetar las medidas de seguridad implementadas.
-
El tratamiento podrá sustentarse en el consentimiento del Titular, obligaciones contractuales, obligaciones legales u otras bases previstas por la normativa.
Derechos de los Titulares
Ávila & Asociados reconoce y garantiza el ejercicio de los derechos previstos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
Los Titulares podrán:
-
Acceder a sus Datos Personales.
-
Solicitar su actualización o rectificación.
-
Solicitar su eliminación cuando corresponda.
-
Oponerse al tratamiento en los casos previstos por la ley.
-
Solicitar la limitación del tratamiento.
-
Revocar el consentimiento cuando aplique.
Las solicitudes serán atendidas conforme a la normativa vigente y a los procedimientos internos establecidos.
Seguridad de la Información
Ávila & Asociados implementará medidas administrativas, técnicas y organizativas para proteger los Datos Personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o destrucción.
Entre otras acciones se procurará:
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Limitar el acceso únicamente al personal autorizado.
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Utilizar mecanismos de autenticación.
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Proteger la documentación física y electrónica.
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Promover el uso seguro del correo corporativo.
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Realizar respaldos periódicos de la información.
-
Fomentar una cultura de confidencialidad.
Las medidas de seguridad serán revisadas periódicamente.
Conservación de los Datos Personales
Los Datos Personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados o mientras exista una obligación legal, contractual o regulatoria.
Una vez cumplidas dichas finalidades, la información será eliminada o archivada conforme a la normativa aplicable.
Gestión de Incidentes de Seguridad
Todo colaborador que tenga conocimiento de un incidente que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales deberá comunicarlo inmediatamente.
Se consideran incidentes, entre otros:
-
Pérdida o robo de documentos.
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Acceso no autorizado.
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Envío de información a destinatarios incorrectos.
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Divulgación accidental de información.
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Eliminación o modificación no autorizada.
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Incidentes de ciberseguridad.
Ávila & Asociados evaluará el impacto del incidente, implementará las medidas necesarias y, cuando corresponda, notificará a la autoridad competente y a los Titulares afectados.
Atención de Solicitudes de los Titulares
Ávila & Asociados establecerá mecanismos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos de manera sencilla y gratuita.
Las solicitudes deberán contener la información necesaria para identificar al Titular y precisar el requerimiento.
La organización responderá dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.
Capacitación y Concientización
Ávila & Asociados promoverá actividades de capacitación y sensibilización dirigidas a sus colaboradores para fortalecer la protección de Datos Personales.
Las capacitaciones podrán abordar temas como:
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Principios de protección de datos.
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Obligaciones de confidencialidad.
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Manejo seguro de la información.
-
Prevención de incidentes de seguridad.
-
Buenas prácticas tecnológicas.
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Responsabilidades derivadas del tratamiento de datos.
Incumplimiento de la Política
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en esta Política podrá dar lugar a medidas administrativas, disciplinarias o contractuales, sin perjuicio de las responsabilidades civiles, administrativas o penales previstas en la legislación vigente.
Todos los colaboradores deberán actuar con diligencia, responsabilidad y confidencialidad en el tratamiento de los Datos Personales.
Actualización y Vigencia de la Política
La presente Política será revisada periódicamente para mantenerla alineada con la normativa vigente, los cambios organizacionales y las necesidades operativas de Ávila & Asociados.
Toda modificación será aprobada por la Gerencia General y comunicada oportunamente a quienes corresponda.
La Política entrará en vigencia a partir de su aprobación y permanecerá vigente hasta que sea sustituida por una nueva versión.